Dasar Surat Menyurat

Dasar Surat Menyurat

1. Arti dan Fungsi Surat
Surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi secara tertulis dari pihak yang satu kepada pihak lain. Informasi dalam surat dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan, dan sebagainya. Agar komunikasi melalui surat dinilai efektif, maka isi atau maksud surat harus terang dan jelas, serta tidak menimbulkan salah arti pada pihak penerima.
2. Tujuan Menulis Surat
Tujuan menulis surat secara garis besar diklasifikasikan menjadi tiga macam, yaitu:
a. Menyampaikan informasi kepada pembaca surat;
b. Mendapatkan tanggapan dari pembaca surat tentang isi surat;
c. Ingin mendapatkan tanggapan dan menyampaikan informasi kepada pembaca surat.
3. Korespondensi dan Koresponden

Korespondensi

Korespondensi searti dengan surat-menyurat. Korespondensi adalah suatu kegiatan atau hubungan yang dilakukan secara terus-menerus antara dua pihak yang dilakukan dengan saling berkiriman surat. Korespondensi dalam suatu kantor, instansi, atau organisasi dibagi menjadi dua, yakni:
1. Korespondensi Eksteren, yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh kantor atau bagian-bagiannya dengan pihak luar.
2. Korespondensi Interen, yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh orang-orang dalam suatu kantor, termasuk hubungan antara kantor pusat dengan kantor cabang.
Koresponden Koresponden adalah orang yang berhak atau mempunyai wewenang menandatangani surat, baik atas nama perorangan maupun kantor atau organisasi.

Korespondensi Bahasa Indonesia

BAHASA SURAT

1. Kriteria Bahasa Surat Yang Baik
Bahasa surat harus memenuhi kriteria sebagai berikut:
1. Bahasa baku
2. Bahasa jelas atau tidak bermakna ganda
3. Lugas: tidak mubazir, tidak banyak basa-basi, mengikuti perkembangan bahasa surat
4. Efektif dan efisien
5. Bahasa padu, tiap gagasan dituangkan dalam 1 paragraf
    Ciri paragraf yang baik:
     a. mengandung kesatuan isi
     b. kepaduan antar kalimat
     c. ada pengembangan gagasan pokok
6. Bernalar
7. Menarik atau mengandung rasa bahasa: kosa kata tepat, optimis, menghindari     pengungkapan secara langsung hal-hal yang tidak menyenangkan
 8. Taat asas

 

Persepsi dalam Komunikasi

BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah
Komunikasi merupakan bagian dari kehidupan manusia yang tidak dapat dipisahkan dengan aktifitas yang mewarnai kehidupan itu sendiri. Proses komunikasi sendiri tak lepas dari adanya persepsi. Komunikasi terjadi jika seseorang ingin menyampaikan informasi kepada orang lain. dan komunikasi tersebut dapat berjalan baik dan tepat dan jika penyampaian informasi tadi menyampaikannya dengan patut, dan penerima informasi menerimanya tidak dalam bentuk distorsi.
Persepsi pada hakikatnya adalah proses kognitif yang dialami oleh setiap orang didalam memahami informasi tentang lingkungannya, lewat penglihatan, pendengaran, penghayatan, perasaan dan penciuman. Persepsi adalah suatu proses kognitif yang kompleks dan yang menghasilkan suatu gambar unik tentang kenyataan yang barangkali sangat berbeda dengan kenyataannya.
Komunikasi yang kurang diimbangi dengan adanya persepsi yang tepat dapat menyebabkan kesalahan dalam menyampaikan informasi. Banyak terjadi kesalah pahaman sebagai akibat dari persepsi yang salah pada satu pihak yang melakukan komunikasi. Akibatnya ialah bermacam-macam seperti pertikaian, konflik hingga permusuhan. Namun persepsi sendiri juga tidak sedikit memiliki peran yang mampu menguatkan informasi itu sendiri. Karena itu kami mengambil judul komunikasi sebagai inti komunikasi.

B.Rumusan Masalah
1.Apakah persepsi itu dan apa saja macamnya?
2.Faktor apa saja yang mempengaruhi persepsi?
3.Apa sajakah sifat persepsi itu?
4.Bagaimana kekeliruan dan kegagalan persepsi?
5.Apa hubungan persepsi dalam komunikasi?


C.Tujuan
1. Mengetahui dan memahami pengertian persepsi dan macam persepsi.
2. Mengetahui dan memahami faktor yang mempengaruhi persepsi.
3. Mengetahui dan memahami sifat-sifat persepsi.
4. Mengetahui dan memahami kekeliruan dan kegagalan dalam persepsi.
5. Mengetahui dan memahami hubungan persepsi dalam komunikasi.

Manajemen perkantoran

1. Manajemen perkantoran dikutipkan dalam beberapa rumusan
a. George R. Terry Manajemen perkantoran adalah perencanaan, pengendalian dan pengorganosaslan pekerjaan perkantoran, serta oenggerakan mereka yang melaksanakan agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan.
b. William Leffingwell dan Edwin Robinson Manajemen perkantoran sebagai suatu fungsi adalah cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien, bilamana dan dimanapun pekerjaan harus dilakukan.
c. Millis Geoffrey Manajemen kantor adalah seni membimbing personil kantor dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungannya demi mencapai tujuan yang ditetapkan.

2. Aspek-aspek manajemen perkantoran Dalam manajemen perkantoran terdapat berbagai fungsi yang meliputi rangkaian aktivitas antaras lain:
a.Manajemen dan pengarahan
b.Tata laksana/penyelenggaraan
c.Pelaksana secara efisien
d.Manajemen 5. Pengawasan
e.Pengendalian dan pengawasan
f.Pengarahan dan pengawasan
g.Pengarahan
h.Perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian

Kearsipan

KEARSIPAN
Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu.Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.
Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Mengingat arti pentingnya pemerintah Indonesia menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal ini terbukti dengan diperlukannya beberapa peraturan perundangan yang mengatur tentang kearsipan Nasional.
Diwarta - Lintas post
Adapun keunggulan dan fungsi yang dapat dilihat dari sistem penanganan kearsipan setiap organisasi, yaitu:
• Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar.
• Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.
• Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis
• Dapat dijadikan bahan dokumentasi
• Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya
• Sebagai alat pengingat
• Sebagai alat penyimpanan warkat
• Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki perpustakaan
• Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan organisasi
• Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan organisasi.
Sistem Pengelolaan Kearsipan yang sesuai
Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi kantor sekarang ini hampir dapat dipastikan bahwa segala sesuai tergantung kepada warkat/dokumen. Baik itu didunia perusahaan pemerintahan atau swasta. Warkat dianggap sangat berperan penting dalam proses kegiatan organisasi.
Dan sistem yang sering dan masih berlaku di instansi-instansi diantaranya:
• Sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah.
• Sistem desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak dipusatkan pada satu unit kerja, karena masig-masing unit pengolah menyimpan arsipnya.
Dari segi pengelolaan arsip/filling yang berfungsi sebagai inti dari sebuah kegiatan setiap organisasi dan berguna membantu bagi pimpinan untuk menentukan kebijaksanaan. Perusahaan/organissasi kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan sistem perusahaan.

SOLVING PROBLEM IN ADMINISTRATIVE OFFICE MANAGEMENT (Penyelesaian Masalah dalam Manajemen Administrasi Kantor)

Solving Problem in Administrative Office Management
(Penyelesaian Masalah dalam Administrasi Manajemen Kantor)


A. PROBLEM SOLVING : THE BASIC MANAGERIAL RESPONSIBILITY
(pemecahan masalah: tanggung jawab manajemen dasar)
 Definition of problem (Definisi masalah)
• Masalah adalah pertanyaan yang harus dijawab. contoh dari pertanyaan itu sendiri adalah
Bagaimana caranya meningkatkan pegawai dalam pengolahan kata?
Seberapa jauh menajemen berkomunikasi dengan para pegawainya?
Apa yang menjadi persoalan tentang biaya operasional kantor?
• Pada umumnya masalah adalah suatu anggapan dimana keinginan yang sekarang berbeda dengan tujuan yang diharapkan. Dengan kata lain masalah dapat dikatakan sebagai suatu perbedaan antara hal yang tidak diinginkan tetapi datang secara tiba-tiba.


1. Problem solving and Productivity (penyelesaian masalah dan produktivitasnya)
a) Productivitas mengacu pada suatu sumber daya yang digunakan dalam suatu perusahaan, seperti (jam kerja, modal, peralatan, informasi yang digunakan, dan energi dalam bekerja). Apakah perusahaan lain juga menggunakan sumber daya yang sama? Sebagai ekonom mendefinisikan bahwa, produktivias adalah menciptakan suatu kekayaan setelah di kurangi input yaitu sumber daya yang digunakan membutuhkan suatu proses kegiatan untuk mencapai tujuan akhir.

Kecakapan Komunikasi Interpersonal

KECAKAPAN KOMUNIKASI INTERPERSONAL

1. Pengertian komunikasi Interpersonal
Kita dapat memahami makna atau pengertian dari komunikasi interpersonal dengan mudah jika sebelumnya kita sudah memahami makna atau pengertian dari komunikasi intrapersonal. Seperti menganonimkan saja, komunikasi intrapersonal dapat diartikan sebagai penggunaan bahasa atau pikiran yang terjadi di dalam diri komunikator sendiri. Jadi dapat diartikan bahwa komunikasi interpersonal adalah komunikasi yang membutuhkan pelaku atau personal lebih dari satu orang. R Wayne Pace mengatakan bahwa komunikasi interpersonal adalah Proses komunikasi yang berlangsung antara 2 orang atau lebih secara tatap muka.
Komunikasi Interpersonal menuntut berkomunikasi dengan orang lain. Komunikasi jenis ini dibagi lagi menjadi komunikasi diadik, komunikasi publik, dan komunikasi kelompok kecil. omunikasi Interpersonal juga berlaku secara kontekstual bergantung kepada keadaan, budaya, dan juga konteks psikologikal. Cara dan bentuk interaksi antara individu akan tercorak mengikuti keadaan-keadaan ini.
Sistem Komunikasi Interpersonal Menurut Drs. Jalaluddin Rahmat, M.Sc. lewat bukunya yang berjudul Psikologi Komunikasi, beliau menjelaskan tentang system alam komunikasi interpersonal seperti:
a. Persepsi Interpersonal
b. Konsep Diri
c. Atraksi Interpersonal
d. Hubungan Interpersonal.
Dalam tulisan ini, Tim Penulis hanya menjelaskan point hubungan interpersonalnya saja. Karena Tim Penulis beranggapan, pembahasannya terlalu rumit dan dianggap dalam point hubungan interpersonal pembahasannya jelas sehingga dah dimengerti. Percaya (trust)Bila seseorang punya perasaan bahwa dirinya tidak akan dirugikan, tidak akan dikhianati, maka orang itu pasti akan lebih mudah membuka dirinya. Percaya pada orang lain akan tumbuh bila ada faktor-faktor sebagai berikut:
1. Karakteristik dan maksud orang lain, artinya orang tersebut memiliki kemampuan, keterampilan, pengalaman dalam bidang tertentu. Orang itu memiliki sifat-sifat bisa diduga, diandalkan, jujur dan konsisten.
2. Hubungan kekuasaan, artinya apabila seseorang mempunyai kekuasaan terhadap orang lain, maka orang itu patuh dan tunduk.
3. Kualitas komunikasi dan sifatnya mengambarkan adanya keterbukaan. Bila maksud dan tujuan sudah jelas, harapan sudah dinyatakan, maka sikap percaya akan muncul.

PENGORGANISASIAN DAN STRUKTUR ORGANISASI

PENGORGANISASIAN DAN STRUKTUR ORGANISASI
A. Pengorganisasian
Kata organisasi mempunyai dua pengertian umum yaitu
1. Suatu lembaga atau kelompok fungsional
2. Proses pengorganisasian

Jadi yang dimaksud dengan pengorganisasian (organizing) yaitu
1. Proses penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumber daya-sumber daya yang dimilikinya, dan lingkungan yang melingkupinya.
2. Mengatur semua sumber daya tenaga, keuangan sehingga yang bekerja berdaya guna dan menghasilkan guna.
3. Suatu proses untuk merancang struktur formal, mengelompokkan dan mengatur serta membagi tugas-tugas atau pekerjaan diantara para anggota organisasi, agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan efisien.
Didalam proses penyusunan struktur organisasi terdapat dua aspek utama yang perlu diperhatikan yaitu
1. Departementalisasi merupakan pengelompokan kegiatan-kegiatan kerja suatu organisasi agar kegiatan-kegiatan yang sejenis dan saling berhubungan dapat dikerjakan bersama.
2. Pembagian kerja merupakan pemerincian tugas pekerjaan agar setiap individu dalam organisasi bertanggungjawab untuk dan melaksanakan sekumpulan kegiatan yang terbatas.

Unsur Perbekalan

Unsur perbekalan adalah kegiatan yang berkenaan dengan pengurusan barang-barang perbekalan yang dapat membantu terlaksananya suatu kegiatan dari sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu.
Di lingkungan suatu organisasi untuk melaksanakan tugas-tugas pokoknya, tidak sedikit pekerjaan atau kegiatan yang memerlukan peralatan. Kegiatan atau pekerjaan itu diantaranya ada yang tidak dapat di laksanakan tanpa peralatan. Kegiatan atau pekerjaan itu di antaranya ada yang tidak dapat dilaksanakan tanpa peralatan, disamping terdapat pula dengan penggunaan peralatan dapat ditingkatkan efisiensi dan efektivitasnya. Peralatan itu pada umumnya berbentuk benda-benda atau bersifat material, yang bisa dibedakan sebagai berikut :
1.Peralatan Perkantoran, yang diperlukan untuk kegiatan ketatausahaan, termasuk dalam pengelolaan kepegawaian, keuangan da perbekalan. Misalnya mesin ketik, mesin hitung, kertas, karbon, meja dan kursi meja, mesin fotokopi dan lain-lain. Peralatan ini secara khusus (tidak semuanya) biasa di sebut alat tulis kantor (ATK)
2.Peralatan Teknis, yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan-kegatan yang memerlukan ketrampilan, keahlian atau profesionalisme tertentu, sehubungan dengan tugas-tugas pokok organisasi. Misalnya peralatan untuk sebuah pabrik untuk pembuat sepatu, peralatan untuk sebuah sekolah/perguruan tinggi dalam melaksanakan proses belajar mengajar, peralatan sebuah perusahaan pelayaran dan lain-lain. Peralatan setiap organisasi tersebut tidak sama satu dengan yang lain.
Semua peralatan itu pengadaannya mempergunakan dana, meskipun kadang-kadang ada yang di buat sendiri. Untuk itulah diperlukan usaha memelihara peralatan sehingga dapat digunakan untuk jangka waktu yang cukup lama. Namun pada suatu saat peralatan itu akan tidak digunakan lagi, baik karena rusak atau ada lagi peralatan baru yang lebih baik, lebih canggih, dan bahkan lebih produktif. Dalam keadaan tidak terpakai dan sulit menyimpannya, peralatan tersebut terpaksa harus disingkirkan atau dihapuskan.
Uraian-uraian diatas menggambarkan proses pengelolaan peralatan (logistik/perbekalan). Prosesnya merupakan rangkaian kegiatan pengadaan yang di dahului dengan perencanaan, pemakaian, penyimpanan, pemeliharaan, dan pemusnahan. Proses tesebut bermaksud untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas-tugas pokok organisasi. Oleh karena itu administrasi perbekalan dapat diartikan sebagai rangkaian kegiatan pelayanan fasilitas material berupa sarana atau peralatan/perlengkapan kerja dan fasilitas lain yang berpengaruh dan dapat meningkatkan evektivitas dan efisiensinya dalam mewujudkan organisasi.

Kepemimpinan

KEPEMIMPINAN
A. DEFINISI KEPEMIMPINAN
1. Kepemimpinan adalah pengaruh antar pribadi, dalam situasi tertentu dan langsung melalui proses komunikasi untuk mencapai satu atau beberapa tujuan tertentu (Tannebaum, Weschler and Nassarik, 1961, 24).
2. Kepemimpinan adalah sikap pribadi, yang memimpin pelaksanaan aktivitas untuk mencapai tujuan yang diinginkan. (Shared Goal, Hemhiel & Coons, 1957, 7).
3. Kepemimpinan adalah suatu proses yang mempengaruhi aktifitas kelompok yang diatur untuk mencapai tujuan bersama (Rauch & Behling, 1984, 46).
4. Kepemimpinan adalah kemampuan seni atau tehnik untuk membuat sebuah kelompok atau orang mengikuti dan menaati segala keinginannya.
5. Kepemimpinan adalah suatu proses yang memberi arti (penuh arti kepemimpinan) pada kerjasama dan dihasilkan dengan kemauan untuk memimpin dalam mencapai tujuan (Jacobs & Jacques, 1990, 281).

Dari definisi-definisi di atas dapat di simpulkan bahwa Kepemimpinan adalah kekuasaan untuk mempengaruhi seseorang, baik dalam mengerjakan sesuatu atau tidak mengerjakan sesuatu, bawahan dipimpin dari bukan dengan jalan menyuruh atau mondorong dari belakang.

Konflik Dalam Organisasi

BAB 1

PENDAHULUAN

A.                Latar Belakang

Konflik merupakan pertentangan pendapat antara orang-orang, antar kelompok,  dan antar organisasi-organisasi dalam masyarakat.

Perlu kita ingat bahwa sekarang ini berbagai macam perkembangan dan perubahan sering muncul dalam bidang manajemen. Rasionalnya apabila dugaan timbulnya perbedaan pendapat, keyakinan, serta ide-ide maka akan menghasilkan suatu konflik.

Dalam kehidupan bermasyarakat tentunya kita sebagai seorang individu banyak memerlukan bantuan orang lain, dalam hal bekerja sama pun perlu mempererat satu sama lain dalam rangka mengejar sasaran yang kita inginkan, upaya mengasumsi cukup beralasan bahwa dengan berlangsungnya waktu yang kiranya cukup lama, tentunya timbul perbedaan pendapat antar mereka.

Perlu di ingat bahwa konflik sulit dihindari dalam hidup bermasyarakat, maka aproach yang baik di terapakan para manajer adalah pendekatan yang memanfaatkan konflik, hingga tetap efektif dalam mencapai sasaran yang di inginkan.

Sebagai bagian norma dari perilaku manusia pendekatan konflik dapat di manfaatkan sebagai alat untuk mempromosikan dan mencapai perubahan-perubahan yang di inginkan.

B.                 Rumusan Masalah

Permasalahan yang di kemukakan dalam makalah ini adalah

1.      Apa yang di maksud dengan konflik?

2.      Apa yang menyebabkan terjadinya konflik dalam organisasi?

3.      Jenis konflik apa saja yang ada di dalam organisasi?

4.      Bagaimana konflik di dalam organisasi?

5.      Bagaimana metode untuk mengurangi terjadinya konflik?

Materi Kewirausahaan

A. Hakikat dan Konsep Dasar Kewirusahaan

Kewirausahaan pertama kali muncul pada abad 18 diawali dengan penemuan-penemuan baru seperti mesin uap, mesin pemintal, dll. Tujuan utama mereka adalah pertumbuhan dan perluasan organisasi melalui inovasi dan kreativitas. Keuntungan dan kekayaan bukan tujuan utama.

Secara sederhana arti wirausahawan (entrepreneur) adalah orang yang berjiwa berani mengambil resiko untuk membuka usaha dalam berbagai kesempatan Berjiwa berani mengambil resiko artinya bermental mandiri dan berani memulai usaha, tanpa diliputi rasa takut atau cemas sekalipun dalam kondisi tidak pasti. (Kasmir, 2007 : 18).

Pengertian kewirausahaan relatif berbeda-beda antar para ahli/sumber acuan dengan titik berat perhatian atau penekanan yang berbeda-beda, diantaranya adalah penciptaan organisasi baru (Gartner, 1988), menjalankan kombinasi (kegiatan) yang baru (Schumpeter, 1934), ekplorasi berbagai peluang (Kirzner, 1973), menghadapi ketidakpastian (Knight, 1921), dan mendapatkan secara bersama faktor-faktor produksi (Say, 1803).

Beberapa definisi tentang kewirausahaan tersebut diantaranya adalah sebagai berikut:

1. Richard Cantillon (1775)

Kewirausahaan didefinisikan sebagai bekerja sendiri (self-employment). Seorang wirausahawan membeli barang saat ini pada harga tertentu dan menjualnya pada masa yang akan datang dengan harga tidak menentu. Jadi definisi ini lebih menekankan pada bagaimana seseorang menghadapi resiko atau ketidakpastian.