SOLVING PROBLEM IN ADMINISTRATIVE OFFICE MANAGEMENT (Penyelesaian Masalah dalam Manajemen Administrasi Kantor)

Solving Problem in Administrative Office Management
(Penyelesaian Masalah dalam Administrasi Manajemen Kantor)


A. PROBLEM SOLVING : THE BASIC MANAGERIAL RESPONSIBILITY
(pemecahan masalah: tanggung jawab manajemen dasar)
 Definition of problem (Definisi masalah)
• Masalah adalah pertanyaan yang harus dijawab. contoh dari pertanyaan itu sendiri adalah
Bagaimana caranya meningkatkan pegawai dalam pengolahan kata?
Seberapa jauh menajemen berkomunikasi dengan para pegawainya?
Apa yang menjadi persoalan tentang biaya operasional kantor?
• Pada umumnya masalah adalah suatu anggapan dimana keinginan yang sekarang berbeda dengan tujuan yang diharapkan. Dengan kata lain masalah dapat dikatakan sebagai suatu perbedaan antara hal yang tidak diinginkan tetapi datang secara tiba-tiba.


1. Problem solving and Productivity (penyelesaian masalah dan produktivitasnya)
a) Productivitas mengacu pada suatu sumber daya yang digunakan dalam suatu perusahaan, seperti (jam kerja, modal, peralatan, informasi yang digunakan, dan energi dalam bekerja). Apakah perusahaan lain juga menggunakan sumber daya yang sama? Sebagai ekonom mendefinisikan bahwa, produktivias adalah menciptakan suatu kekayaan setelah di kurangi input yaitu sumber daya yang digunakan membutuhkan suatu proses kegiatan untuk mencapai tujuan akhir.



b) White collor productivity (Produktivitas Bersih)


asumsi tentang produktivitas
1. peningkatan produktivitas tergantung pada integrasi orang, alat, dan tempat-tempat
2. bekerja merupakan hal yang utama. Hal tersebut merupakan pekerjaan yang penting
3. peningkatan produktivitas berarti pengiriman lebih baik dari produk dan jasa
4. produktivitas hasil dari keseimbangan antara efisiensi efektifitas
5. produktivitas berkaitan dengan kualitas kehidupan kerja


fitur utama dalam asumsi
1. pengembangan sumber daya manusia, sistem kantor otomatis dan desain lingkungan
2. saling ketergantungan, rutinitas atau variasi dalam bekerja dan sejauh mana pekerjaan melibatkan informasi
3. kualitas yang dihasilkan dari mengkoordinasikan pekerjaan manajer, supervisor, maupun bawahan lebih penting daripada efisiensi individu
4. efektivitas berpusat pada faktor-faktor seperti ketepatan waktu dan kualitas layanan yang disediakan, efisiensi berpusat pada pengurangan biaya
5. kepuasan kerja tergantung pada lingkungan kantor, dan prestasi kerja tergantung pada bagaimana karyawan menyelesaikan pekerjaannya


B. THE PROBLEM SOLVING PROCESS (Proses Menyelesaikan Masalah)
Memecahkan masalah merupakan pekerjan universal. dan di luar itu, individu menghadapi masalah baik kecil maupun besar, masalah pribadi, sosial, budaya, ekonomi, dan pilitik. Banyak masalah yang saling terkait. misalnya, banyak pegawai yang membawa masalah pribadinya kedalam pekerjaannya, beberapa di antaranya masalah-masalah dalam rumah tangga dan masalah dengan mencapai tingkat akurasi yang tinggi dalam korespondensi kantor mungkin berasal dari kurangnya minat, sikap-sikap buruk, dan keterampilan yang tidak memadai pada bagian dari karyawan kantor.
Ada dua proses dalam pemecahan masalah yaitu :
 The Problem Solving Environment (Pemecahan Masalah di Lingkungan)
lingkungan merupakan salah satu faktor terjadinya permasalahan , baik masalah individu maupun masalah antar anggota organisasi (kelompok), tetapi dengan adanya lingkungan tersebut, lingkungan juga dapat memberikan solusi yang baik untuk pemecahan masalah, karena dengan lingkungan yang nyaman dan kondisi yang tenang dapat memberikan solusi terhadap permasalahan tersebut.
Dalam pemecahan masalah di lingkungan terdapat dua faktor pembentuk pemecah masalah yaitu :
a. Cultural Background ( latar belakang masalah)
Karena masalah harus dipecahkan oleh orang-orang, latar belakang masalah setiap individu memainkan peran penting dalam pemecahan masalah. orang yang lahir dan dibesarkan di daerah pedesaan sering mengembangkan nilai yang sangat berbeda dari orang-orang yang tinggal di daerah metropolitan. kelompok etnis dengan latar belakang yang berbeda membawa sikap yang sangat berbeda dan nilai di tempat kerja. untuk menggambarkan, dalam menjawab pertanyaan, siapa yang akan Anda jawab (ibu, istri, atau anak). hampir semua anggota memilih ibu, mereka menyatakan, dia adalah satu-satunya yang tidak dapat diganti, pada saat yang sama, sekelompok sebanding akan menyelamatkan anak, perbedaan tersebut dalam latar belakang budaya terjadi secara umum dan telah memiliki pengaruh yang kuat pada pemecahan masalah di kantor.

b. Human Attitudes (Sikap manusia)
latar belakang budaya individu bertanggungjawab untuk mengembangkan sikap bahwa setiap pekerja dan manajer masing-masing membawa sikapnya ke pekerjaan. Termasuk faktor penting dalam pemecahan masalah adalah sikap pekerja terhadap diri mereka sendiri, sikap untuk menangkal pekerja lain, termasuk atasan dan bawahan dan sikap terhadap pekerjaan. sikap mental yang kompleks berada di luar terlihat dikembangkan dan diperkuat bertahun-tahun dan, sebagai hasilnya, sulit untuk berubah.
Salah satu sikap manusia yang paling umum dan serius dalam memecahkan masalah adalah resistensi terhadap perubahan. studi menunjukkan bahwa perubahan menolak hampir naluriah yang melakukan hal-hal berbeda mengganggu cara berpikir dan nyaman melakukan pekerjaan. juga, perubahan melibatkan risiko, terutama risiko kegagalan. komentar berikut ini, sering dibuat dalam situasi pemecahan masalah di kantor, menggambarkan resistensi terhadap perubahan sikap.

1. Basic Elements of Problem ( Elemen dasar permasalahan)
Sebelum masalah dapat di identifikasikan secara jelas, apalagi diselesaikan, maka elemen-elemen dasar permasalahan harus di identifikasikan terlebih dahulu. Adapun elemen-elemen dasar dalam permasalahan antara lain :
a) Element coused problem ( unsur penyebab masalah)
• Orang-orang yang membuat keputusan dan bertanggungjawab dalam pemecahan masalah.
• Ruang bekerja (kantor)
• Mesin dan peralatan
• Waktu untuk bekerja
• Sistem dan prosedur yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan, termasuk kontrol dan standar
• Sumber daya lain termasuk modal

b) The Present State (Kondisi Sekarang)
Seperti yang disebutkan sebelumnya dalam definisi masalah, masalah yang harus dipecahkan dapat dilihat sebagai suatu keadaan atau kondisi yang memerlukan perbaikan (seperti dalam kasus sistem keluar, prosedur, atau sikap pekerja). atau, masalahnya mungkin memerlukan informasi yang benar pada karyawan kurang memperoleh informasi. Contoh umum dari kondisi sekarang, yaitu, masalah kantor yang Berlaku
• Sikap buruk para karyawan
• distribusi yang tidak merata dalam pekerjaan kantor
• kesulitan menemukan catatan file yang diminta
• Pekerjaan pengajuan biasanya membosankan para pegawai
• terlalu banyak dokumen untuk staf
• kegagalan para pegawai kantor merupakan hal yang wajar
• mengarah ke produktivitas yang lebih rendah dari yang diharapkan
• ketidakmampuan pengawas untuk mendelegasikan tugas-tugas
• sedikit atau tidak ada pengukuran pekerjaan kantor dan,
• masalah pekerja kompensasi atas kontribusi mereka terhadap pekerjaan yang dilakukan

Masing-masing kondisi ini dianggap sebagai suatu masalah bila dibandingkan dengan keadaan yang diinginkan.

c) The Desired State (Keadaan yang di Inginkan)
Biasanya, keadaan yang diinginkan yang disebut juga dengan sasaran, tujuan, atau hasil yang diharapkan ke arah mana semua pekerjaan diarahkan.
Keadaan yang di inginkan dalam suasana kantor yaitu keadaan dimana situasi dan kondisi kantor benar-benar memenuhi kriteria dimana suatu pekerjaan dapat tercapai dengan maksimal dalam artian tercapainya tujuan yang ditentukan.
Contoh tujuan umum antara lain:
1. Peningkatan produktifitas
2. Mengurangi biaya kantor
3. Mengurangi ketidakhadiran


Manfaatnya , tujuan umum seperti pekerjaan kantor yang dapat diukur. misalnya, AOM bersama dengan pengawas kantor dapat mengkonversi tujuan umum yang telah dibahas sebelumnya, dan ke dalam tujuan khusus berikut :
1. Meningkatkan produksi korespondensi sebesar 10 persen
tanpa meningkatkan koresponden seseorang.
2. Mengurangi biaya kantor sebesar 25 persen
3. Penurunan ketidak hadiran di staf administrasi sebesar 5 persen

jika , AOM telah menetapkan tujuan khusus untuk mengurangi biaya telephon mental dengan 15 persen, akan ada masalah jika pada akhir periode biaya tersebut telah meningkat sebesar 8 persen. kondisi sekarang akan ada keadaan yang diinginkan sebesar 23 persen. ini adalah jumlah yang mewakili perbedaan antara kondisi sekarang (potongan dari 8 15 persen). seperti masalah yang dapat dianggap terpecahkan ketika perbedaan ini dikurangi.
Beberapa masalah pribadi, seperti konflik kepribadian dan moral yang rendah, tidak menjamin diri untuk solusi dalam istilah kuantitatif. Dengan ini personel atau negara maka akan mudah di ukur, yang mencakup banyak kesulitan dalam memecahkan masalah.

d) Controllable and uncontrollable factors ( Faktor yang terkendali dan tidak terkendali)
Ketika membeli mobil, pembeli dapat melihat bagaimana cara membuatnya dan dapat memilih aksesoris sendiri, dan apa yang akan dipilihnya. faktor tersebut dapat berupa kuantitatif, seperti jumlah pintu atau silinder, atau kualitatif, seperti jenis kursi. juga dapat melihat-lihat yang ada di sekitar lingkungannya. Seperti halnya dengan pekerjaan, kepada siapa pekerjaan didelegasikan, apa prosedur untuk desain melakukan pekerjaan, model apa yang dibuat untuk desain.


 Problem Solving Abilities ( Kemampuan Pemecahan Masalah)
Pemecah masalah membutuhkan kedua pengetahuan tentang masalah dan latar belakang yang luas tentang penyebabnya. di samping itu, suatu pemecah masalah yang efektif membutuhkan dua jenis kemampuan manusia. kreatif dan logis. keduanya akan dibahas sebagai berikut :
1. Creative Ability (kemampuan kreatif)
Kemampuan kreatif yaitu sifat kreatif itu merupakan salah satu sikap yang dibawa dari setiap individu-individu itu tersendiri. Kreatif juga merupakan salah satu sifat yang harus dimiliki oleh seorang manajer dalam pekerjaannya. Seseorang yang mempunyai kemampuan yang kreatif maka ia dapat menyelesaikan masalah dikantor dengan mudah. Dengan adanya perkumpulan-perkumpulan orang yang kreatif maka ide-ide baru akan muncul dan disatukan menjadi satu untuk memecahkan suatu permasalahn, dengan adanya ide yang terkumpul maka pemecahan masalah akan lebih mudah terselesaikan.

2. Logical Ability (Kemampuan logis)
Seseorang yang akan membuat keputusan seharusnya mempunyai kemampuan logis, karena kreatifitas dan logika masing-masing bekerja bersama, maka keduanya dapat saling melengkapi dalam suatu permasalahan. Seseorang yang mempunyai logika yang bagus maka ia tidak mempunyai prasangka yang buruk dalam pekerjaannya, dan selalu berfikir positif dalam menyelesaikan permasalahan. Dengan situasi ini maka tujuan akan lebih mudai untuk dicapai.

 Basic Step in Problem Solving (Langkah Dasar dalam Pemecahan Masalah)
Pada umumnya ada beberapa cara seseorang dalam menyelesaikan masalah, dengan akal sehat, pengalaman kerja, dengan situasi seperti itu maka suatu masalah akan lebih baik dalam penyelesaiannya.



1. Recognizing Problem (Mengenali Masalah)
Didalam suatu masalah, pertama-tama harus diakui bahwa ada suatu masalah dalam diri. Gejala-gejala yang tampak mungkin saja adanya suatu masalah dalam diri seseorang.
Gejala-gejala yang timbul dalam kantor misalnya tingginya omset personil, yang manjadikan masalah dapat ditelusuri lebih mendasar, dan ketidakmampuan manajer menjadi pimpinan bagi pegawainya.
Sebelum kita menyelesaikan masalah yang akan diselesaikan, terlebih dahulu sebaiknya kita mengenali masalah tersebut, apakah masalah itu rumit atau sederhana.
2. Defining the Poblem (Mendefinisikan masalah)
Menjawab pertanyaan, apakah ini masalah? Pertama-tama suatu masalah harus didefinisikan dengan benar, mengelompokkan dan mengerti masalah yang dihadapi dengan mengumpulkan banyak spesifikasi dan fakta konkrit tentang kemungkinan masalah, mengidentifikasi permintaan, rintangan dan tujuan yang realistik dalam menyelesaikan masalah. Dengan ini semua maka suatu masalah akan teridentifikasi sehingga akan memudahkan dalam penyelesaian masalah.
3. Colleting Relevant Information (Mengumpulkan Informasi yang Relevan)
Sebenarnya langkah pengumpulan informasi yang relevan tidak terbatas, informasi yang dikumpulkan sepanjang siklus pemecahan seluruh masalah.
Mencari informasi yang efisien adalah dengan melakukan kuesioner, dan mencari informasi yang benar-benar berguna untuk menyelesaikan masalah. Untuk membantu dalam proses pengumpulan data, berikut adalah kerangka pertanyaan untuk membantu mengumpulkan informasi.
a) Apa masalah yang sebenarnya terjadi dan apa komponen atau elemen utama yang membentuk masalah?
b) Kemana masalah itu terjadi? mengapa hal itu terjadi demikian?
c) Kapan masalah terjadi? mengapa hal itu terjadi pada waktu itu?
d) Bagaimana masalah itu terjadi? mengapa hal itu terjadi?
e) Untuk siapa masalah itu terjadi? mengapa hal itu terjadi padanya atau dia atau mereka?
tidak ada pedoman yang mudah untuk mengumpulkan informasi. Dan bukan pengetahuan yang menyeluruh dari masalah dan pengaturan, tetapi penilaian yang baik, akan menunjukkan bahwa suatu informasi telah dikumpulkan.
4. Analyzing Relevant Information (Analisis Informasi yang relevan)
Untuk menganalisis masalah berarti memeriksa setiap elemen dan menghubungkan elemen-elemen lain dari keseluruhan masalah, untuk menemukan keterkaitan dan pola dalam operasi kerja, membandingkan masalah dengan situasi lain, urutan, atau keterkaitan masalah. secara umum, untuk menganalisis masalah yaitu mencari wawasan masalah, mirip dengan cara sinar-X memberikan wawasan "ke dalam tubuh manusia.
Untuk menemukan masalah memerlukan jawaban dari pertanyaan, seperti:
a. Masalah apa yang sebenarnya terjadi ? apa saja gejalanya?
b. Siapa yang dapat membantu saya dalam menyelesaikan masalah ini?
c. Siapa supervisor dekat anda?
d. Tanggungjawab apa yang ada didalam diri pengawas dalam ruang lingkupnya?
e. Faktor yang mana yang antara yang dapat dikendalikan dan yang tidak dapat dikendalikan dalam suatu masalah?
f. Bagaimana seorang supervisor dalam elakukan pekerjaannya ?
g. Apa pendapat pengawas tentang masalah itu? Apakah ia memiliki penjelasan yang masuk akal untuk itu?
h. Sudut pandang apa yang ada didalam seorang diri pengawas (rekan-rekan dan bawahan)?
i. Seberapa penting masalah tersebut? Dan seberapa tinggi tingkat keparahannya?

Dengan mengajukan pertanyaan seperti itu selama tahap analisis, jawaban akan diperoleh yang berguna dalam mengembangkan solusi untuk masalah ini. biasanya waktupun terbatas, tidak ada pemecah masalah yang memiliki cukup waktu, akan tetapi harus menetapkan waktu dimana waktu solusi harus ditentukan.

5. Developing Alternate Solution to the Problem (Mengembangkan Solusi Alternatif)
Ini merupakan fase yang kreatif dalam proses penyelesaian masalah. fase ini menemukan cara yang lebih baik untuk mencapai tujuan, mengembangkan pilihan yang bermanfaat, dan mengungkap pilihan yang sesungguhnya, sehingga memberikan berbagai kemungkinan untuk melakukan suatu bertindak.
Ketika didalam pekerjaan kantor terdapat suatu masalah, analisis menunjukkan bahwa kondisinya banyak hambatan dalam bekerja, ketika sekelompok orang berusaha untuk memecahkan masalah ini, mereka seringkali menggunakan pertanyan-pertanyaan sebagai berikut :

 Menghilangkan : apakah prosedur dalam kantor atau catatan formulir, laporan dalam posisi kantor dapat dihilangkan?
 Penyusunan kembali : bagaimana apabila pekerjaan, atau tata letak kantor akan si susun kembali?
 Modifikasi : apakah suatu suasana baru dalam pekerjaan dapat memberi hasil yang lebih baik untuk karyawan yang melakukan pekerjaan tersebut?
 Substitusi ( penggantian) : pekerjaan seseorang dapat digantikan dengan mesin pengganti.
 Kombinasi : dapatkah suatu prosedur atau bentuk dokumen dapat di kombinasikan dengan tanggungjawab seseorang?
Pepatah mengatakan “dua kepala lebih baik dari satu” manajer telah menemukan bahwa sekelompok kecil orang dengan kepentingan umum, latar belakang, dan motivasi dapat menciptakan solusi yang lebih untuk masalah, daripada orang yang bekerja sendiri. misalnya, sekelompok pekerja kantor dan mereka mendapatkan kemudahan dalam pemecahan masalah.

6. Choosing the Best Solution (Memilih Solusi yang terbaik)
Beberapa alasan seseorang memilih jalan keluar atau solusi yang lain dalam pemecahan masalah , yaitu :
1. Di butuhkan waktu yang kurang
2. Akan lebih efektif
3. Sesuatu yang disukai oleh para karyawan
4. Akan menghasilkan sesuatu yang lebih besar
5. Suatu intuisi merupakan salah satu hal yang membuat pekerja melakukan sesuatu
6. Mengurangi biaya operasional

Disaat inflasi terus berlanjut dan terus meningkat, alasan terakhir ini memberikan pendapat yang kuat untuk memecahkan masalah di kantor. dalam hal apapun, solusi yang dipilih harus satu realistis.

7. Implementing the Solution (Menerapkan Solusi)
Memilih dan menerapkan solusi yang tepat dalam pekerjaan. Pada tahap ini. semua rencana, organisasi, dan pekerjaan lain yang diperlukan telah selesai. jika masalah melibatkan pemilihan komputer didalam kantor, melaksanakan kegiatan adalah langkah di mana komputer diinstal dan dioperasikan.

8. Evaluating the Problem (Mengevaluasi suatu masalah)
Pengevaluasian solusi dibedakan menjadi dua yaitu
1. Kuantitas , yaitu bagaimana prosedur dalam pekerjaan itu
2. Kualitas, yaitu bagaimana caranya memberikan rasa yang nyaman dan kepuasan tersendiri untuk para pekerja.

Mengevaluasi banyak melibatkan penelitian yang kompleks, kritik dari kelompok, meninjau proses kerja hadir dalam rangka untuk berbuat lebih baik di masa depan dan obyektif dalam penilaian. Seberapa jauh solusi dapat menghilangkaan suatu masalah, evaluasi dapat menunjukkan beberapa manfaat tak terduga atau beberapa efek negatif yang kecil, ini menunjukkan bahwa solusi itu tidak memuaskan. dalam kasus terakhir, proses pemecahan seluruh masalah harus diulang, dimulai dengan langkah definisi

C. COMMON PROBLEMS IN ADMINISTRATIVE OFFICE MANAGEMENT (Masalah Umum dalam Administrasi Manajemen Kantor)
Masalah yang terjadi di kantor biasanya menyangkut pada :
a. Masalah manusia
Salah satu ketertarikan dan motivasi seorang pekerja adalah apa pekerjaan yang ia lakukan, dan kemampuan apa yang ia miliki dalam melakukan pekerjaannya, seperti menggunakan waktu secara benar dalam bekerja, maksudnya tidak membuang-buang waktu kerja, dalam pekerjaan menulis, dan berbicara secara efektif terutama kepada atasan karena atasan merupakan salah satu orang yang dapat memberhentikan kita dalam pekerjaannya.
Contohnya : kesalahan persepsi yang terjadi pada diri invividu sendiri
b. Masalah sistem
Ketidakmampuan seseorang untuk mencapai tingkat produktivitas yang lebih tinggi.
Contohnya : seseorang yang tinggal di pedalaman atau dapat dikatakan orang yang tidak mampu, maka mereka akan ketinggalan teknologi dalam perkembangan kehidupannya, karena kurangnya tingkat pendidikan yang tidak terpenuhi.


c. Masalah ekonomi
Dalam suatu organisasi tentunya terdapat masalah-masalah ekonomi, karena ekonomi dalam perkantoran pun merupakan hal yang terpenting dalam berjalannya suatu pekerjaan. Salah satunya adalah uang, uang merupakan hal yang diinginkan oleh semua pihak yang bekerja di sebuah instansi tersebut, dan sebagai orang yang memegang uang atau mengaturnya seperti manajemen administrasi perlunya keuletan dan ketelitian dalam mengelola uang tersebut, dimana jangan sampai terjadinya kejadian yang tidak diinginakan, misalnya saja keteledoran dalam mengelola uang tersebut akan menjadi suatu masalah yang besar dalam perusahaan.

D. EFFECTIVE PROBLEM SOLVING : A CASE ILLUSTRATION (Ilustrasi Kasus : Pemecahan Masalah yang Efektif )
Kenyataannya masalah yang dihadapi dalam kehidupan, masalah ini memiliki fakta yang banyak, rincian, dan hubungan dalam waktu dan studi yang cukup untuk bisa dipahami. untuk memecahkan masalah halseperti itu, saran-saran yang harus diikuti antara lain:
 pemecah masalah harus mempertanyakan apa yang terjadi, pada apa yang telah terjadi dan berusaha untuk menentukan mengapa masalah terjadi
 masing-masing individu yang terlibat harus diidentifikasi dari latar belakang mereka, tugas kerja, dan motivasi belajar
 penyebab masalah harus dicari. dan upaya yang harus dilakukan untuk menentukan apa yang bisa dilakukan untuk mencegah terjadi suatu masalah
 prosedur harus dapat digunakan untuk mencegah terulangnya masalah

1) Basic Elements Of The Case Problem (Elemen Dasar Pembentuk Masalah)
a. The Firm (Perusahaan)
Perusahaan kecil yang hanya menjual jasa seperti (rumah-rumah pribadi, usaha komersial, dan pertanian). Ada perusahaan yang terletak di Midwestern, perusahaan ini merupakan salah satu anggota dari penjual jasa tersebut, dari semua anggotanya mempunyai kesempatan untuk mendaftar. Kantor ini mempunyai rata-rata lebih dari 300 rumah, 100 alih perusahaan komersial, dan 60-70 peternakan.
b. The Office Staff (staf kantor)
Keamanan staf kantor terdiri dari tiga orang, dua penjual (pemilik-manajer, dan orang yang lainnya, baik yang dibayar dari komisi penjualan maupun bukan) dan seorang sekretaris. sekretaris koordinat jadwal dan pengangkatan staf penjualan tetapi tidak melakukan pekerjaan yang sebenarnya penjualan. penjual menerima 50 persen dari komisi 7 persen dibebankan untuk menjual properti, tingkat yang disepakati oleh semua asosiasi.
Demikian dengan pengaturan kantor, ada sedikit kesempatan untuk spesialisasi pekerjaan, sehingga, masing-masing pekerja akan terlibat dalam semua tahap operasi. ini dapat menjelaskan sumber utama kesulitan yaitu masalah yang sebenarnya.

c. Main Factors to be considered (Faktor-Faktor Utama yang harus dipertimbangkan)
Faktor-faktor terkendali dan tidak tekendali yang berhubungan langsung dengan masalah antara lain:
• Faktor yang terkendali
1. Datang ke kantor dan meminta untuk jenis jasa apa yang ingin di pilih (peternakan, tiga kamar tidur, konstruksi batu bata) atau meminta semua daftar di kisaran harga 75,000-90,000 dolar di kota bagian timur
2. banyak waktu yang tepat untuk digunakan dengan semua kepentingan pelanggan yang properti tersedia
3. beberapa asosiasi dicatat pada daftar formulir, properti. dan lintas direferensikan oleh nama pemilik. dalam asosiasi, setiap perusahaan mengatur kebenaran catatan itu kedalam sistem klasifikasi dari salinan daftar yang disediakan beberapa kali seminggu dengan koordinator asosiasi
4. setiap pegawai kantor dapat mengajukan informasinya kedalam buku catatan.
5. Karena perubahan dalam daftar sering terjadi, maka sering pula terjadinya kesalahan yang konstan.

• Faktor yang tidak terkontrol
1. Pelanggn menanyakan tentang daftar tersebut, tapi mereka tidak memberikan nama mereka, sehingga perusahaan menindaklanjuti hal tesebut. pada kenyataannya, kebanyakan apabila ditanya tentang daftar tersebut, mereka tidak mau menjawabnya.
2. Beberapa pelanggan ingin membeli properti tetapi tidak dapat melakukannya sampai mereka menjual rumah atau bisnis mereka, sehingga menggunakan uang muka sebagai akses membeli properti yang di inginkan.

d. Objectives Of The Security Real Estate Office (tujuan dari keamanan yang ada di kantor)
1. Untuk memberikan daftar akses kepada pelanggan dan dari mana informasi itu didapat.maka informasi ini mencakup kisaran harga, lokasi properti, tipe rumah, jenis usaha komersial, dan informasi pertanian yang meliputi ukuran, jenis layar, dan catatan tentang hasil yang dicapai.
2. Untuk mencockan kebenaran dari kepentingan potensial pelanggan, maka dengan tersedianya daftar dapat membentunya dalam pencocokan daftar tersebut.
3. Untuk meningkatkan nomer penjual dan mendaftarkan tanpa adanya tambahan harga dari pengoperasian kantor atau dengan menambah staf kantor.



e. Limitation (keterbatasan)
Pencapaian benda-benda ini tidak otomatis karena keterbatasan yang ditempatkan pada staf, misalnya saat ini tersedia waktu untuk merevisi sistem rekam. dan karyawan kantor ini tidak akan memiliki keahlian untuk melakukannya jika waktunya yang tidak memungkinkan. semua alat harus tersedia ketika sedang perekaman. Oleh karena itu, file tidak dapat dibawa keluar kantor agar sistem pengisian dapat dihasilkan. lebih lanjut lagi, anggaran kantor tidak mengizinkan sistem pengambilan rekam otomatis, tapi 1,000 dolar telah dibuat untuk meningkatkan operasi kantor.

2) Key Question to be Answered (Pertanyaan yang akan dijawab)
Masalah dengan sistem rekam serta tujuan dan keterbatasan kantor memerlukan studi yang cermat oleh staf keamanan kantor yang nyata. sebelum memulai penelitian ini dan memecahkan masalah, mereka telah mengidentifikasi pertanyaan ini yang perlu dijawab yaitu :
1. Catatan apa yang mengubah sistem sehingga dapat dibuat laporan setiap saat dan tersedia untuk semua staf kantor bila diperlukan?
2. Bagaimana pengambilan informasi yang cepat agar daftar informasi yang diminta oleh pelanggan dapat segera diakses?
3. Sampai sejauh mana beberapa daftar anggota bisa diasosiasi dalam meningkatkan sistem pengarsipan mereka?
4. Dapatkah versi sederhana dari sebuah sistem komputer dimanfaatkan oleh keamanan, maupun oleh anggota lain dari asosiasi? atau apakah mungkin untuk membuat perubahan yang cukup dalam sistem hadir manual sistem catatan akan berfungsi lebih efisien?
5. Berapa waktu yang di butuhkan dan pertimbangan biaya yang terlibat dalam setiap perubahan yang dibuat? akan manfaat yang diharapkan dari perubahan tersebut lebih dari mengimbangi biaya membuat perubahan dalam sistem



3) Possible Solution (kemungkinan solusi)
Setelah diuraikannya masalah ini dan mempertimbangkan pertanyaan di atas, beberapa anggota keamanan menemukan solusi untuk memecahkan maslaah. digunakan untuk memisahkan fakta-fakta relevan dari fakta yang tidak relevan dan juga menyebabkan identifikasi kemungkinan, dan solusi untuk masalah. dua solusi yang mungkin untuk masalah yang sering muncul yaitu :
a. Menginstal terminal komputer agar terhubung secara online ke biro jasa
b. Merevisi sistem pengarsipan ini, mempertahankan setidaknya dua salinan dari notebook untuk setiap jenis daftar. pengajuan tugas dapat disederhanakan jika asosiasi daftar beberapa skema untuk semua yang mendaftar dan kemudian ditandai semua pendaftar baru dan daftar akan dihapus dari file tersebut dengan kode klasifikasi dalam file yang sesuai.


 Figure a proble solvers work sheet (Lembar Kerja Pemecah Masalah)
1. Langkah 1 (Menentukan Masalah)
Fakta yang relevan Fakta yang tidak relevan
Apa masalahnya?









Dimana masalahnya?



Kapan masala itu terjadi
tidak ada kategori yang memadai pendaftar . daftar sulit ditemukan di kategori yang diminta oleh pelanggan. perubahan dalam daftar begitu sering bahwa file kantor tidak pernah memperbarui

masalah catatan tedapat pada bagian keamanan dan manajer

5 sampai 10jamsehari selama periode sibuk penjual dibayar dari komisi penjualan sedangkan sekretaris dibayar dari keuntungan perusahaan.





Ukuran ruang kantor ( 30 kaki sampai 28 kaki)


Sehari-hari

2. Langkah 2 (Menganalisis Informasi yang Relevan)
a. Tidak ada pusat sumber dari semua daftar yang diatur oleh kategori yang paling sering di mintadiminta
b. Dari bebrapa daftar asosiasi belum mengembangkan klasifikas daftar yang standar
c. Setiap pekerja membutuhkan file untuk di akses bersama daftar dan pekerjaan yang lainnya
d. Berkas daftar yang tidak pernah diperbarui karena keterlambatan dalam mengkategorikan dan waktu yang dibutuhkan untuk membuat penambahan dan pembatalan ke daftar setiap minggu

3. Langkah 3 (menentukan sebab permasalahan)
a. Klasifikasi suatu daftar harus di setujui
b. Kidak ada pengajuan yang efisien dan sistem pengambilan di kantor-kantor anggota asosiasi
c. Tidak ada pengaturan yang prioritas di kantor, seperti menyelesaikan semua berkas-berkas .

4. Langkah 4 ( daftar dari solusi)
a. meminta asosiasi untuk mengembangkan dan menyetujui skema klasifikasi standar untuk semua daftar. merevisi file kantor keamanan menggunakan rencana klasifikasi. memberikan satu salinan daftar semua anggota staf keamanan kantor. mengharuskan semua daftar baru / membatalkan mencantumkan yang diretima.
b. Mempertimbangkan sistem asosiasi dan mengotomasisasi semua daftar untuk dipasang terminal kantor agar setiap anggota mempunyainya. Hal seperti itu harus dilakukan secara terpusat. Tetapi berkas yang tersedia dan langsung dapat di otomatisasikan ke semua daftar anggota