PENGORGANISASIAN DAN STRUKTUR ORGANISASI

PENGORGANISASIAN DAN STRUKTUR ORGANISASI
A. Pengorganisasian
Kata organisasi mempunyai dua pengertian umum yaitu
1. Suatu lembaga atau kelompok fungsional
2. Proses pengorganisasian

Jadi yang dimaksud dengan pengorganisasian (organizing) yaitu
1. Proses penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumber daya-sumber daya yang dimilikinya, dan lingkungan yang melingkupinya.
2. Mengatur semua sumber daya tenaga, keuangan sehingga yang bekerja berdaya guna dan menghasilkan guna.
3. Suatu proses untuk merancang struktur formal, mengelompokkan dan mengatur serta membagi tugas-tugas atau pekerjaan diantara para anggota organisasi, agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan efisien.
Didalam proses penyusunan struktur organisasi terdapat dua aspek utama yang perlu diperhatikan yaitu
1. Departementalisasi merupakan pengelompokan kegiatan-kegiatan kerja suatu organisasi agar kegiatan-kegiatan yang sejenis dan saling berhubungan dapat dikerjakan bersama.
2. Pembagian kerja merupakan pemerincian tugas pekerjaan agar setiap individu dalam organisasi bertanggungjawab untuk dan melaksanakan sekumpulan kegiatan yang terbatas.


Istialah dalam organisasi dapat digunakan untuk menunjukkan hal-hal seperti :
a. Cara manajemen menyusun struktur formal untuk menggunakan cara yang paling efektif sumber daya keuangan, phisik, bahan baku, dan tenaga kerja organisasi.
b. Organisasi mengelompokkan kegiatannya, dimana setiap pengelompokan diikuti dengan penugasan seorang manajer yang diberi wewenang pada setiap anggota kelompok masing-masing.
c. Hubungan-hubungan antara fungsi-fungsi, jabatan-jabatan. Tugas-tugas dan para karyawan.
d. Para manajer membagi lebih lanjut tugas-tugas yang harus dilaksanakan dalam departemen mereka dan mendelegasiakn wewenang yang yang diperlukan untuk mengerjakan tugas tersebut.
Tiga langkah prosedur dalam proses pengorganisasian yaitu
1) Pemerincian seluruh pekerjaan yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi
2) Pembagian beban pekerjaan total menjadi kegiatan-kegiatan yang secara logik dapat dilaksanakan oleh suatu orang
3) Pengaduan dan pengembangan suatu mekanisme untuk mengoorganisasikan pekerjaan para anggita organisasi menjadi kesatuan yang terpadu dan harmonis

Delapan aspek penting dalam proses organisasi antara lain:
1. Pembagian kerja
2. Departementalisasi
3. Bagan organisasi formal
4. Rantai perintah dan kesatuan pemerintah
5. Tingkat-tingkat hirarki manajemen
6. Saluran komunikasi
7. Penggunaan komite
8. Rentang manajemen dan kelompok-kelompok informal yang tak dapat dihindari
Yang harus di pertimbangkan dalam pengorganisasian adalah
a. Pekerjaan
b. Tempat kerja
c. Hubungan kerja
d. Orang yang ada dalam unit kerja tersebutt
B. Stuktur Organisasi
Struktur organisasi adalah mekanime-mekanisme formal dengan nama organisasi yang dikelola Struktur organisasi menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian maupun orang yang menjalankan tugas dan wewenang dalam organisasi tersebut.
Unsur-unsur spesialisasi dalam struktur organisasi yaitu: kerja, standardisasi, koordinasi, sentralisasi, atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan besaran suatu kerja.
Faktor-faktor utama yang menentukan perancangan struktur organisasi yaitu:
1. Straegi organisasi untuk mencapai tujuan
2. Teknologi yang digunakan
3. Anggota (karyawan) dan orang-orang yang terlibat dalam organisasi
4. Ukuran organisasi
Unsur-unsur struktur organisasi antara lain:
a. Spesialisasi kegiatan, yang mengaitkan dengan tugas-tugas individu dan kelompok kerja dalam organisasi (pembagian kerja) dan penyatuan tugas menjadi satuan kerja.
b. Standardisasi kegiatan, prosedur yang digunakan organisasi untuk menjamin terlaksananya kegiatan seperti yang direncanakan
c. Koordinasi kegiatan, prosedur yang mengintegrasikan fungsi satuan kerja dalam organisasi
d. Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan, menunjukkan lokasi kekuasaan pembuatan keputusan
e. Ukuran satuan kerja, menunjukkan jumlah karyawan dalam suatu kelompok kerja
Liam aspek utama struktur organisasi antara lain:
1. Pembagian kerja
2. Manajer dan bawahan atau rantai perintah
3. Tipe pekerjaan yang dilaksanakan
4. Pengelompokkan segmen-segmen pekerjaan
5. Tingkatan manajemen

Keuntungan dari bagan organisasi adalah karyawan diberi gambaran bagaimana organisasi disusun, manajer dan bawahan bertabggung jawab dengan jelas, apabila seseorang mempunyai masalah khusus maka bagan menunjukkan tempat dimana orang itu ditemukan. Dengan adanya pembuatan bagan dalm organisasi ini maka manajer dapat mengetahui kelemahan-kelemahan organisasi. Sedangkan kelemahan dari bagan organisasi itu sendiri adalah masih banyak hal-hal yang tidak jelas atau tidak ditunjukkan.
Menurut Henry G. Hodges mengemukakan empat bagan organisasi yaitu :
a. Bentuk piramid (bentuk ini paling banyak digunakan karena sederhana, jelas dan mudah dimengerti
b. Bentuk vertiakal (agak mirip dengan bentuk piramid, karena dalam hal pelimpahan kekuasaan dari atas kebawah, hany bagan vertikal berwujud tegak sepenuhnya
c. Bentuk horizontal (bagan ini digambarkan secara mendatar, aliran wewenang dan tanggung jawab digambarkan dari kiri ke kanan
d. Bentuk lingkaran (bagan yang menekankan [ada hubungan antara satu jabatan dengan jabatan lain
Bentuk-bentuk departementalisai yaitu :
1. Fungsi : pemasaran, produksi atau keuangan
2. Produk atau jasa, divisi mesin cuci, lemari es, televisi atau radio
3. Wilayah, divisi DKI jakarta, jawa barat, jawa tengah atau indonesia timur atau operasi internasional
4. Langganan, penjualan industri, pedagang eceren, pemerintah, militer atau konsumen
5. Proses atau peralatan, departemen pemotongan, kelompok perakitan, bagian pembungkusan atau bagian finishing
6. Waktu, kelompok kerja bisa dibagi menjadi shift pertama, shift kedua, dan shift ketiga
7. Pelayanan, bisa mencerminkan kelas bisnis, kelas ekonomi dan kelas turis dalam pelayanan pesawat terbang
8. Alpha numerical, bisa digunakan pada pelayanan telepon
9. Proyek dan matrik, digunakan oleh perisahaan kontruksi dengan teknologi tinggi, perusahaan konsultanatau orientasi energi
Departementalisasi dibedakan menjadi dua yaitu :
a. Departementalisasi Fungsional
Departementalisasi yang yang mengelompokkan fungsi atau kegiatan yang sama untuk membentuk satuan organisasi. Bentuk dasar dari departementalisasi itu sendiri adalah organisasi fungsional, yang menunjukkan bahwa departementalisasi ini digunakan pada tingkatan manajemen puncak dalam membagi empat fungsi utama bisnis-produksi, pemasaran, keuangan dan personalia (kepegawaian)
Kebaikan dari pendekatan fungsional adalah
1. Menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi-fungsi utama
2. Menciptkan efisiensi melalui spesialisasi
3. Memusatkan keahlian organisasi
4. Memungkinkan pengawasan manajemen puncak lebih ketat terhadap fungsi-fungsi
Kelemahan struktur fungsional adalah
1. Dapat menciptakan konflik antar fungsi-fungsi
2. Menyebabkan kemacetan pelaksanaan tugas yang berurutan
3. Memberikan tanggapan lebih lambat terhadap perubahan
4. Hanya memusatkan pada kepentingan tugas-tugasnya
5. Menyebabkan anggota berpandangan lebih sempit serta kurang inovatif
b. Departementalisasi Divisional
Departementalisasi perusahaan menjadi terlalu komplek dan tidak praktis bagi struktur fungsional, manajer perlu membentuk devisi-devisi semi otonomi, dimana setiap devisi merancang, memproduksi dan memasarkan produknya sendiri.
Pembagian devisi-devisi organisasi divisional meliputi : dasar produk, wilayah (geografis), langganan, dan proses atau peralatan


Kebaikan struktur organisasi divisional antara lain :
1. Meletakkan koordinasi dan wewenang yang diperlukan pada tingkat yang sesuai bagi pemberian tanggapan yang cepat
2. Menempatkan pengembangan dan implementasi strategi dekat dengan lingkungan divisi yang khas
3. Merumuskan tanggung jawab secara jelas dan memusatkan perhatian pada pertanggungjawaban atas prestasi kerja, yang biasanya diukur dengan laba atau rugi devisi
4. Membebaskan para kepala eksekutif untuk pembuatan keputusan strategik yang luas dan memungkinkan konsentrasi penuh pada tugas-tugas
5. Cocok untuk lingkungan yang cepat berubah
6. Mempertahankan spesialisasi fungsional dalam setiap divisi
7. Tempat latihan yang baik bagi para manajer strategik
Kelemahan struktur divisional antara lain :
1. Menyebabkan perkembangan persaingan
2. Masalah besar delegasi wewenang yang diberikan kepada manajer devisi
3. Masalah kebijakan dalam alokasi sumber daya dan distribusi biaya overhead perusahaan
4. Dapat menimbulka tidak konsistennya kebijaksanaan antara devisi
5. Masalah duplikasi sumber daya dan peralatan yang tidak perlu
Organiasi Proyek dan Matrik
Bentuk organisasi proyek dan matrik adalah tipe departementalisasi campuran. Struktur-struktur kedua ini dimaksudkan untuk mengkombinasikan kebaikan kedua tipe disain fungsional dan divisional dengan menghindarkan kekurangan-kekurangan. Struktur organisasi proyek menyangkut pembentukan tim-tim, spesialis, yang dipergunakan untuk mencapai tujuan khusus. Struktur organisasi matrik adalah sama dengan departementalisasi proyek dengan satu perbedaan pokok, karena didalam struktur matrik para karyawan mempunyai dua atasan sehingga mereka berada dibawah dua wewenang.

Kebaikan organisasi matrik :
a. Memaksimumkan efisiensi penggunaan manajer-manajer fungsional
b. Mengembangkan ketrampilan karyawan dan merupakan tempat latihan yang baik bagi manajer strategik
c. Melibatkan motivasi dan menentang karyawan serta memperluas pandangan manajemen
d. Memberikan fleksibilitas kepada organisasi dan membantu perkembangan kreativitas serta melipatgandakan sumber yang beranekaragam
e. Menstimulasi kerjasama antar disiplin dan dan mempermudah kegiatan perusahaan yang bermacam orientasi proyek
f. Membebaskan manajemen puncak untuk perusahaan
Kelemahan organisasi matrik :
a. Pertanggungjawaban ganda dapat menciptakan kebingungan dan kebijaksanaan yang kontradiktif
b. Sangat memerlukan koordinasi horizontal dan vertika;
c. Memerlukan lebih banyak ketrampilan antar pribadi
d. Mendorong pertentangan kekuasaan dan lebih mengarah perdebatan dari pada kegiatan
e. Mengandung risiko timbulnya perasaan anarki
f. Sangat mahal untuk diimplementasikan
KELOMPOK-KELOMPOK KERJA FORMAL ORGANISASI
Tiga tipe utama dalam organisasi yaitu :
1. Kesatuan tugas khusus (task forces), di bentuk untuk menangani masalah, yang keberadaannya hanya sampai masalah di pecahkan.
2. Panitia tetap (standing committes), bagian tetap dari struktur organisasi yang dibentuk untuk manangani tugas secara terus-menerus dalam organisas.
3. Dewan atau komisi, tugasnya untuk mengelola suatu organisasi masyarakat atau swasta.

Kegunaan panitia antara lain:
a. Keputusan-keputusan dengan kualitas lebih baik
b. Maningkatkan penerimaan
c. Memperbaiki koordinasi
d. Tempat latihan bagi manajer
e. Penyebaran kekuasaan
f. Menghindarkan konsekuensi-konsekuensi yang tidak menyenangkan
Kerugian panitia antara lain :
a. Pemborosan waktu dan uang
b. Dominasi individu
c. Adanya persetujuan dan kompromi terlebih dahulu
d. Kurangnya tanggungjawab
ORGANISASI INFORMAL
Salah satu bagian penting organisasi adalah pengelompokkan informal dan hubungan-hubungan pribadi yang dapat berpengaruh dengan hubungan formal. Organisasi informal memainkan peranan penting dalam dinamika perilaku organisasi.
Perbedaan antara organisasi formal dengan organisasi informal : bahwa organisasi formal mempunyai tujuan, struktur dan pola hubungan kerja yang teratur melalui manajemen. Sedangkan organisasi informal berdiri diatas struktur yang tidak jelas, fleksibel, sukar didefinisikan, keanggotaannya sulit ditentukan dan pola hubungan diantara anggota tanpa tujuan yang khusus.
Argyris mengemukakan pendapatnya tentang empat bidang utama dimana organisasi formal dan informal itu berbeda :
1. Hubungan-hubungan antar pribadi
2. Kepemimpinan
3. Pengendalian perilaku
4. Ketergantungan
Walaupun organisasi tersebut mempunyai perbedaan, tetapi keduanya hidup bersama dan tidak dapat dipisahkan satu sama lain, artinya antara organisasi formal dengan organisasi informal ada keterkaitan yaitu setiap organisasi formal selalu mempunyai organisasi informal dan sebaliknya organisasi informal berkembang dalam berbagai tingkatan organisasi formal.
Alasan utama terbentuknya informal adalah untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan manusiawi (human needs) yang tiadak sepenuhnya dapat dipuaskan oleh organisasi formal.
Fungsi-fungsi yang dilaksanakan oleh kelompok informal :
a) Menetapkan, memperkuat, dan meneruskan norma-norma dan nilai-nilai sosial budaya penting para anggota kelompok
b) Memberikan dukungan terhadap tujuan organisasi dan bantuan terhadap pelaksanaan tugas manajer
c) Menstimulasi komunikasi efektif dan dinamik sebagai alat komunikasi tambahan
d) Memberikan kepuasan dan status sosial kepada para anggota yang tidak dapat diberikan oleh organisasi formal
Masalah-masalah yang diciptakan oleh kelompok informal :
a. Menciptakan konflik
b. Mendorong penolakan terhadap perubahan
c. Menghidupkan dan menyebarkan desus-desus
d. Mengembangkan keseragaman diantara para anggota
Sikap manajemen terhadap organisasi informal yang baik adalah mamahami, mencari persesuaian, dan melakukan kerjasama yang saling menguntungkan dengan kelompok-kelompok informal. Manajemen organisasi formal lebih memusatkan perhatian untuk memelihara kesatuan untuk pencapaian tujuan organisasi dan organisasi informal memberikan kepaduan, kerjasam, dan kepuasan sosial bagi para anggota organisasi.